Als leider van een onderzoeksproject krijg ik elke maand van de afdeling Financiën een e-mail met een financieel overzicht. Ik word geacht het overzicht te controleren om te zien of de uitgaven terecht gedaan zijn. Deze maandelijkse e-mail ziet er al twee jaar zo uit:

Er zijn minstens vier redenen waarom ik dit een verschrikkelijk slechte tekst vind. Telt u mee?

Beleefdheid

Allereerst natuurlijk vanwege de aanhef: heel veel moeite kan het niet kosten om het computersysteem te leren er “Geachte heer Spooren” of “Beste Wilbert” van te maken, maar die moeite is duidelijk niet genomen. Nog los van de stijlbreuk tussen het informele “Beste” en het formele gebruik van mijn achternaam.

Wat wordt er eigenlijk van mij verwacht?

Doelen

Nog een reden: wat wordt er eigenlijk van mij verwacht? Ik lees dat ik een rapportage ontvang en tot wie ik me kan melden voor vragen. Maar dat ik geacht word de cijfers in de bijlage te controleren, dat weet ik alleen omdat ik daar in het verleden wel eens naar gevraagd heb. En dat ben ik gaan vragen omdat ik niet wist wat ik met deze mail aan moest.

Inhoud

Nu zou ik die cijfers ook helemaal niet kunnen controleren, want in de bijlage die bij de e-mail zit staan alleen salariskosten van de projectuitvoerder, en daar heb ik helemaal geen invloed op. De enige kosten rondom het project waarover ik iets kan zeggen zijn reis- en onderzoeksdeclaraties, en die staan niet in deze bijlage maar worden elders geadministreerd.

Indirectheid

Tot slot krijg ik het aanbod dat er een overleg gepland kan worden, “indien gewenst”. Dat is natuurlijk heel vriendelijk, maar waarom “indien gewenst”? Waarom niet “Als u wilt”? En waarom zo indirect “kan er natuurlijk ook een overleg gepland worden”? Wie gaat dat dan doen? Ikzelf? De financieel medewerker? En dat “natuurlijk ook” klinkt behoorlijk denigrerend: als het nou per se nodig is, vooruit dan maar.

Dat “natuurlijk ook” klinkt behoorlijk denigrerend.

Slecht tekstontwerp

Deze e-mail is doordesemd van ongelukkige tekstontwerpkeuzes: de inhoud is onvolledig, de stijl is onhandig en nodeloos onpersoonlijk, de aanhef suggereert onverschilligheid en ik kan de bedoeling van de mail niet uitvoeren. Die e-mail had net zo goed niet verstuurd kunnen worden.

Het erge is dat de afzender me verteld heeft dat hij niets liever wil dan tekst en bijlage aanpassen. Maar dit bericht is een product van de centrale financiële administratie en laat zich daarom niet gemakkelijk veranderen.

Soms zijn teksten onbegrijpelijk, niet omdat ze niet te snappen zijn maar omdat ze niet passen in het werkproces.

Verder lezen

• Emeritus hoogleraar Tekstkwaliteit Jan Renkema heeft verschillende artikelen geschreven over de systematische beoordeling van tekstkwaliteit, te lezen op janrenkema.nl.
• De Utrechtse taalbeheersers Leo Lentz en Henk Pander Maat schreven over allerlei aspecten van tekstontwerp en begrijpelijkheid van verschillende genres.